Live Events – von der Planung bis zur Begeisterung

Das eigentliche Live Event ist der krönende Abschluss einer langen Planung. Was alles zur Organisation gehört und wie ein Live Event eine positive Veränderung im Unternehmen bewirkt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ihre Firmenveranstaltung ist Ihre Investition – in Ihre Mitarbeiter, Ihre Kundenkontakte oder in Ihr geschäftliches Umfeld. Wie bei der Investition in neue Maschinen oder neue Software sollten hinter jeder Planung eines Firmenevents klare strategische Überlegungen stehen: Was erreichen wir mit der Veranstaltung für das Unternehmen? Was soll sich positiv verändern? Welche Anforderungen muss das Event erfüllen? Wie viel sollten wir investieren, damit sich das Investment wirklich lohnt? 

So viel BWL? Geht es nicht um ein schönes gemeinsames Erlebnis? Ja! Wir haben uns auf Firmenevents spezialisiert, weil wir gern alles tun: strategisch beraten, kreativ planen und perfekt umsetzen. 

Corporate Events –
Klasse statt Masse!

Corporate Event heißt einfach Unternehmensveranstaltung. Im engeren Sinne versteht man darunter Events für Kunden, Partner oder Mitarbeiter, bei denen bestimmte Botschaften vermittelt werden sollen.

Corporate Live Events

Im Unterschied zur Fachtagung geht es nicht vorrangig um rationale Erkenntnisse und Informationsvermittlung, sondern um positive Emotionen zu aktuellen Botschaften des Unternehmens.

Ziel ist immer, dass die Teilnehmer das Event verlassen und eine geänderte oder gefestigte positive Haltung zum Unternehmen oder bestimmten Themen mit nach Hause nehmen. 

Corporate Events sind heute ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmens-Kommunikation. Wenn die Qualität der Kundenbeziehungen und nicht die Masse die Umsätze bringt, sind Corporate Events unverzichtbar.

In vielen mittelständischen Unternehmen, besonders im B2B Bereich, fließt das Gros des Marketing-Budgets in Corporate Events.

Warum? Das Bauchgefühl entscheidet (mit)!

Menschen denken und handeln auch im Beruf längst nicht so rational, wie sie von sich selbst annehmen. Das belegen unzählige wissenschaftliche Studien und die unternehmerische Praxis. Wir kennen alle die alte Vertriebs-Weisheit: Für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen sorgen regelmäßige persönliche Kontakte – und Sympathie! Gut gemachte Corporate Events richten die Sympathie der Teilnehmer nicht nur allgemein auf das Unternehmen, sondern gezielt auf bestimmte Inhalte.

Mit Führungskräfte-Meetings will man erreichen, dass die Teilnehmer aktuelle Unternehmensziele oder Veränderungen auch emotional verstehen und aus innerer Überzeugung aktiv mittragen. 

Kunden- und Händler-Events wollen bewirken, dass die Teilnehmer bestimmte Werte des Unternehmens – zum Beispiel Innovationskraft, Kundenorientierung, Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit – besonders emotional erleben. Denn die objektive Qualität von Produkten und Services lässt sich effizienter per Homepage oder am Messestand vermitteln. Wenn der Wettbewerb eng ist, entscheidet beim Geschäftspartner letztlich das positive Bauchgefühl. Und das entstand beim letzten Corporate Event!

Wie? Corporate Event 2.0: Mitdenken! Mitreden! Mitmachen!

Wirksame Corporate-Events brauchen klare Ziele, definierte Zielgruppen und Botschaften. Das hat sich nicht geändert, seit professionelle Event-Kommunikation in vielen Unternehmen Standard ist, also seit rund 25 Jahren.

Nicht mehr ganz zeitgemäß sind dagegen tradierte Kommunikationsformen wie Power Point-Vorträge, gesteuerte Frage-Antwort-Runden, Pseudo-Workshops mit Frontalbeschallung, und im Unterhaltungspart die berühmten „getanzten Produktvorteile.“ 

Botschaften sind keine Einbahnstraße!

Heute erwarten Ihre Teilnehmer, dass sie aktiv und ehrlich an Diskussionsprozessen beteiligt werden. Fragen Sie, hören Sie zu, ermöglichen Sie echte Diskussionen, offene Fragestellungen, riskieren Sie Kritik! Ihre Offenheit lohnt sich doppelt: 

  • Sie erhalten von hochkompetenten Personen ungefiltertes Feedback und Lösungsvorschläge, die Sie wirklich weiterbringen.
  • Ihre Teilnehmer fühlen sich ernst genommen, verlassen eher die typische Konsumhaltung, denken aktiv mit, bleiben nachhaltig interessiert und vor allem: Sie identifizieren sich noch mehr mit der Entwicklung Ihres Unternehmens. Schließlich haben sie selbst daran mitgewirkt.

Unser Tipp: Vertrauen Sie Ihren Teilnehmern! Die meisten wollen nur Ihr Bestes

Und wenn es schiefgeht? Die Diskussionen in die falsche Richtung laufen?

Ihre Botschaften nicht durchkommen? Das könnte 2 Gründe haben:

  • Ihren Teilnehmern brennen andere Themen unter den Nägeln, als Sie angenommen hatten. Gut, dass Sie es erfahren!

Oder 

  • Ihre Veranstaltung ist unprofessionell geplant. Für jede Situation und jedes Ziel gibt es spezielle Diskussionsformen. Der Fachbegriff: Beteiligungsformate. Hier stellen wir Ihnen drei Formate vor, die sich besonders für Corporate Events eignen:

Beteiligungsformate – 3 Kurzprofile  

Town Hall Meeting

Was passiert?

Menschen diskutieren Themen, Probleme, Neuerungen, die sie selbst betreffen, und entwickeln gezielt Lösungsvorschläge oder Anregungen. 

Für wen geeignet? 

50 – 5000 Führungskräfte, Mitarbeiter, Lieferanten oder Händler, zu bestimmten Themen auch Kunden
Mehrere kleinere Town Hall Meetings können digital vernetzt werden.

Wie lange?

0,5 – 1 Tag

Wie läuft es ab? 

  1. Die Teilnehmer informieren sich im Vorfeld über die Fakten anhand von gut aufbereitetem Infomaterial.  
  2. Am Veranstaltungstag verteilen sich die Teilnehmer an Tische mit 10-12 Personen. Diese Diskussionsgruppen werden von geschulten Moderatoren geleitet. 
  3. Die Moderatoren halten die einzelnen Ergebnisse fest und geben sie in eine zentrale IT ein.  
  4. Per Live-Übertragung werden die Ergebnisse an allen Veranstaltungsorten angezeigt.
  5. Die Geschäftsleitung gibt ein kurzes Feedback und skizziert das weitere Vorgehen.
  6. Die Ergebnisse werden in den Unternehmensmedien veröffentlicht, z.B. Intranet, Newsletter.
  7. Die Beteiligten werden regelmäßig informiert, inwieweit ihre Ergebnisse umgesetzt werden.

So gelingt das Town Hall Meeting:

  1. Entscheidend ist die repräsentative Auswahl der Teilnehmer. Alle Gruppen, die vom Thema betroffen sind, sollten vertreten sein. Beim Thema „neues Vergütungssystem“ diskutieren Führungskräfte aller Hierarchiestufen, beim Thema „Standort-Wechsel“ beteiligen sich gewerbliche Mitarbeiter, Bürokräfte, Hausmeister, Geschäftsleitung und Azubis – bunt gemischt an vielen runden Tischen. 
  2. Beim Town Hall Meeting müssen die anstehenden Themen noch offen sein. Wenn bereits Entscheidungen gefallen sind, ist es nicht sinnvoll, sie in großer Runde nochmals zu diskutieren. In diesem Fall wäre ein innovatives Informationsformat geeignet.

World Café

Was passiert?

Menschen tauschen sich in wechselnder Zusammensetzung über bestimmte Fragestellungen aus und erweitern so ihr individuelles Wissen. 

Für wen geeignet? 

Mindestens 30, bis zu 2000 Führungskräfte, Mitarbeiter, Händler, Kunden

Wie lange?

45 min bis zu 3 Stunden

Wie läuft es ab? 

  1. Kurze Einleitung zu Ablauf und Regeln.
  2. Teilnehmer verteilen sich um freundlich gedeckte Caféhaustische oder Stehtische, je 4-5 Personen. 
  3. Ein Teilnehmer spielt den Gastgeber. Er liest die Fragestellung vor und notiert Antworten direkt auf die Papiertischdecke. Auch die Gäste können auf die Tischdecke „kritzeln“.
  4. Nach ca. 20 Minuten wechseln die Besetzungen der Tische. 
  5. Nach einem kurzen Bericht des Gastgebers wird am Tisch dieselbe Frage diskutiert und die Beiträge auf der Tischdecke notiert.
  6. Nun folgt noch ein zweiter Wechsel der Tische und die dritte Diskussionsrunde.
  7. Die beschrifteten Tischdecken werden fotografiert, digital zusammengeführt und projiziert. Gastgeber der einzelnen Tische stellen die Diskussionen ihrer Tischrunden kurz vor.
  8. Die Tischdecken sollten während des weiteren Events im Raum hängen und für alle Interessierten lesbar sein.

So gelingt das World Café

  1. Entscheidend ist eine klare, präzise Fragestellung, die für alle Teilnehmer relevant ist.
  2. Die Gastgeber sind keine Moderatoren! Sie kommen aus dem Teilnehmerkreis, ggf. per Los. Sie achten nur auf „Nettikette“ und fassen kurz die Diskussionen zusammen.

Warp Conference

Was passiert?

Nach dem Speed-Dating-Prinzip tauschen sich Teilnehmer im kurzen Zweiergespräch zu einem Leitthema aus.

Für wen geeignet?

12 – 70 Führungskräfte, Mitarbeiter, Händler, Kunden

Wie lange?

Je nach Teilnehmerzahl 2 – 4 Stunden

Wie läuft es ab?

  1. Teilnehmer werden mit farbigen Namensschildern (Tischaufstellern) auf 2 Gruppen verteilt
  2. Jeweils 2 Gesprächspartner aus unterschiedlichen Gruppen sitzen sich an einem Zweiertisch gegenüber und unterhalten sich über das Leitthema.
  3. Nach ca. 10 Minuten ertönt ein Signal und die Gesprächspartner rücken in Gegenrichtung einen Tisch weiter.

So gelingt die Warp Conference

Die WarpConference dient zum vielfältigen Austausch in „Warp-Geschwindigkeit“ und hat eher Net-Working-Funktion. Ergebnisse sollten nicht erwartet werden.

Wie jedes Speed-Dating lebt die Warp Conference von der spannenden Begegnung zwischen Gesprächspartnern, die sich kaum kennen. 

Wirkung

Event ist Begeisterung! Und immer auch Kommunikation

Sie wollen eine Veranstaltung, die vor allem eines schafft: Ihre Gäste sollen begeistert sein! Das wollen wir auch! Denn Begeisterung ist der Schlüssel zu den Herzen und Köpfen der Menschen. 

So erreichen Sie Ihr Ziel

Ihr Ziel ist erreicht, wenn Ihre Teilnehmer noch lange begeistert von der Veranstaltung erzählen. Vom hervorragenden Dinner, der schicken Location, der bekannten Sängerin.

Das ist alles? Wo bleibt die begeisterte Geschichte von der Innovationsfreude Ihres Unternehmens, der Zuverlässigkeit Ihrer Produkte, Ihrer sympathischen Firmenkultur, Ihrer Aufgeschlossenheit und Internationalität, Ihrem echten Bemühen um Nachhaltigkeit?

Nur wenn Ihr Live-Event bei Ihren Gästen auch Begeisterung für Ihre Unternehmensbotschaften weckt, hat die Veranstaltung eine nachhaltige Wirkung.

So sorgen wir dafür, dass Ihre Veranstaltung wirkt.

Früher war es der „Rote Faden“, heute sprechen Kommunikationsprofis von Storytelling. Die Story leitet die Teilnehmer durch die Veranstaltung, ist spannend und ergibt einen Sinn.

Wir gestalten jeden Programmpunkt so, dass er Teil der Story ist. Das beginnt mit der Art der Einladung und endet mit dem Give-away oder dem Stil des Event-Videos. Dazwischen stimmen wir die Deko, die Künstler-Auswahl, das Thema des Gastredners, interaktive Aktionen, aber auch die Form des Caterings und den Musikstil der Live-Band auf die Story ab.

Heißt Ihre Geschichte „Neue (Unternehmens-) Welten entdecken“, wird der Musikstil eher Ethno sein und das Catering hat einen exotischen Touch.

Vielleicht bauen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein Schiff oder ein Space-Shuttle? Beim 100-jährigen Jubiläum startet das musikalische Programm vielleicht mit Big-Band-Sound und endet mit den Hits von heute. Oder mit einem Live-Auftritt von Helene Fischer oder Peter Fox? 😉

Wir sorgen dafür, dass jeder Programmpunkt zu Ihrem Budget, zu Ihrem Unternehmen, zur Story und zu Ihren Teilnehmern passt. Fingerspitzengefühl! 😉

Dramaturgie

Ein Corporate Event funktioniert wie eine gute Geschichte: Sie fängt langsam an, macht neugierig, bietet überraschende Höhepunkte, entspannt sich zwischendurch wieder, kommt zum beeindruckenden Finale und klingt langsam aus.

Mit der richtigen Dramaturgie, also dem Aufbau des Live-Events, lenken wir die Emotionen der Teilnehmer. Erfahrungssache!

Inszenierung/Umsetzung

Was ist der böseste Feind der Begeisterung? Laaangeweile!  Der Stau bei der Akkreditierung, lange Schlangen am Buffet oder vor der Damen-Toilette, die ermüdende Rede des Marketing-Leiters, langweilige Tischnachbarn beim Gala-Dinner, oft gesehene Künstler-Darbietungen, Technik-Pannen mit minutenlangen Dunkelphasen, die endlose Preisverleihung…  Alles schon erlebt? Mit uns nicht!

Als erfahrene Event-Profis kennen wir sämtliche Fallstricke. Mit kluger Vorausschau und akribischer Planung beseitigen wir die Laaangeweile schon im Vorfeld. Damit Ihr Live-Event begeistert – und wirkt!

Jedes Event-Format funktioniert anders. Kennen Sie die Grundregeln? 

Sie veranstalten regelmäßig Kundenevents, Vertriebs-Kick-offs, Firmenfeiern, Produkteinführungen, Roadshows, Tagungen oder Sales-Seminare, Konferenzen und Symposien? 
Sie möchten sich gern bei einer Messe oder Ausstellung präsentieren? Sie möchten Ihr neues Firmengebäude feierlich einweihen? Sie möchten die „Staffelstabübergabe“ vom Senior zum Junior würdig begehen? Sie stellten gerade leicht schockiert fest, dass nächstes Jahr ein rundes Firmenjubiläum ansteht? 

Wir bieten Ihnen eine individuelle Lösung für jede dieser Aufgaben. Jedes Event-Format hat seine eigenen Regeln und Erfolgsgeheimnisse. Unser reicher Erfahrungsschatz umfasst alle Arten von Corporate Events, Kick-Off-Meeting, Firmenjubiläum, Fachtagung usw.

Konzeption und Leistungen bei Live Events

Entscheidend für den Erfolg von Live-Events ist die Erfahrung ihrer Macher. Das eventuality-Team hat bis heute unzählige Events erfolgreich gemeistert.

Routiniert? Ja! Gelangweilt? Nein!!! Für Sie fangen wir wieder ganz von vorne an.

21 Jahre Erfahrung

1.462 Live Events

32.840 Eventstunden vor Ort

Projektmanagement

Unsere Projektmanager*innen sind, sozusagen die Bauleiter an Ihrem „Event-Gebäude“. Sie begleiten die Planungen vom ersten Moment an, bis hin zur Nachbereitung, dann, wenn das Event längst vorbei ist. Hierbei legen wir größten Wert auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Ihnen und unserem Team, eine elementare Voraussetzung für den gemeinsamen Erfolg! 

Während der gesamten Planungsphase haben Sie einen festen Ansprechpartner bei eventuality, der sich um all Ihre Fragen und um einen reibungslosen Ablauf mit allen Gewerken kümmert. Der aktuelle Stand der Dinge wird täglich transparent in unserer Agentursoftware hinterlegt, so dass Sie jederzeit wissen: wo stehen wir genau bei den Vorbereitungen? Lernen Sie uns kennen!

Ablaufplan

Zum Projektmanagement gehört die Erstellung eines Ablaufplans, in welchem alle Aufgaben, von Planungsbeginn bis hin zum Event, dokumentiert sind, einschließlich der Ansprechpartner und deren Vertretung. Für den Fall, dass ein verantwortlicher Projektmanager oder ein Dienstleister ausfallen, muss vorgesorgt werden.

Bei eventuality arbeiten wir immer mit einem “doppelten” Boden, um urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten abzusichern. Ablaufpläne beinhalten alle “to dos”, einschließlich sämtlicher beteiligten Gewerke und werden ständig überprüft und aktualisiert. 

Teilnehmermanagement

Bevor Einladungen zu einem Event verschickt werden, muss die Planung des Einladungs- und Teilnehmermanagements bereits organisiert sein.
Dies ist ein wichtiger Teil der Kommunikation mit den Gästen vor, während und nach der Veranstaltung.
Wer wird eingeladen und wie, mit bestehenden oder neuen Tools? Wie soll das Layout gestaltet werden? In wie vielen Sprachen wird kommuniziert?
Sollen mit der Einladungsbestätigung oder Registrierung gleich Buchungsbestätigungen, beispielsweise für Hotels verschickt werden? Erscheint es sinnvoll die Gäste- / Teilnehmerliste zu kategorisieren? Ein gutes Teilnehmermanagement bietet so viel mehr als die reine Information ob jemand an einer Veranstaltung teilnehmen wird oder nicht. Auch der Datenschutz spielt eine Rolle.

Regieplan

Ein guter Regieplan fasst den Ablauf eines Events mit allen verantwortlichen Gewerken in einer detaillierten Übersicht zusammen.
Er muss kompakt, präzise und übersichtlich gestaltet sein, mit allen inhaltlichen und zeitlichen Abläufen, sowie den jeweiligen Ansprechpartnern, so dass alle Beteiligten ihren Einsatz am Tag X darauf abstimmen können.
Dazu gehört auch ein “Notfallplan” damit mögliche Ausfälle jederzeit kompensiert werden können.

Moderation

Jedes Event braucht eine kluge Moderation. Egal ob Fachtagung, Kick-off Meeting oder Jubiläum, gute Moderator*innen schaffen den perfekten verbalen Rahmen.

Sie unterstreichen die Eventziele, päsentieren die jeweiligen Akteure auf der Bühne, führen durch Diskussionen und behalten die zeitlichen Abläufe im Blick.
Daher sollte man sich sehr genau überlegen ob man diese Aufgabe aus den eigenen Reihen besetzt oder auf einen Profi zurückgreift.

Wir haben langjährige Erfahrungen mit Moderatoren aus allen Bereichen und beraten Sie gerne, welche Lösung für Sie die richtige ist. Außerdem bieten wir auch Coaching Workshops an. Interessiert?

Dann klicken Sie gerne hier

Location

Es kann ganz einfach sein, oder eben auch nicht! Wo auch immer Sie feiern oder tagen wollen, ob in den Räumlichkeiten der Firma oder extern, die richtige Auswahl der Location ist mit entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung.
Manchmal lässt man sich von rein praktischen Erwägungen leiten, aber reicht das?
Ist die Location für alle gut erreichbar?
Wie sieht es mit Break-Out Räumen, der technischen Ausstattung, Sicherheitsfragen
und so weiter aus?
Sind die Rahmenbedingungen, die Atmosphäre und die Umgebung überhaupt für das Event geeignet, denn diese beeinflussen ganz wesentlich die Vorfreude und das Engagement Ihrer Gäste. Wollen Sie überraschen, einen “Wow” Effekt erzielen oder steht die reine Funktionaliät der Räumlichkeiten im Vordergrund?

Lassen Sie uns darüber sprechen. Wir entwickeln die richtige Idee für Sie und helfen Ihnen mithilfe unserer langjährigen Erfahrung die richtige Wahl zu treffen.

Technik

Audio-, Video-, Licht-, und Medientechnik, IT Ansprechpartner, Konfiguration Firewall,
Kameras, Headsets…an alles gedacht?
Wir bei eventuality bieten mit unseren Technikpartnern individuelle Lösungen für Live, Hybride und Digitale Events.

Check-in

Check-in, Registrierung und Akkreditierung…diese Prozesse sind abhängig vom jeweiligen Einladungsmanagement.
Wir stellen sicher, dass der Ablauf reibungslos funktioniert und keine Wartezeiten für die Gäste entstehen. 

Nachbereitung nicht vergessen!

Nach dem Event ist für uns noch lange nicht Schluss. Wir räumen mit der gleichen Sorgfalt auf, mit der wir Ihre Veranstaltung vorbereitet haben. Alle Schritte werden dokumentiert, Abrechnungen geprüft, das Controlling aufgesetzt und aufbereitet, das gehört zum Full-Service, genau wie eine umfangreiche Auswertung des Events. Die Zufriedenheit und Begeisterung unserer Kunden und das Erreichen der jeweiligen Eventziele ist unser oberstes Ziel. Diesen hohen Anspruch verbinden wir tagtäglich mit unserer Arbeit.
Nicht zuletzt deswegen können wir uns schon seit über 20 Jahren erfolgreich am Markt behaupten. 

Positiv im Gedächtnis bleiben:

  • Feedback einholen
  • Event auswerten
  • Optimierungspotenziale analysieren

Feedback einholen

Nach jedem Event gibt es bei eventuality ein Feedback Gespräch mit allen verantwortlichen Projektmanager*innen und Ihnen, unserem Kunden. Wir wollen ganz genau wissen, wie Sie das Event erlebt haben mit allen positiven und eventuell auch negativen Elementen, denn nur so können wir uns ständig weiterentwickeln. Dabei geht es auch um die Frage: Wie haben Ihre Gäste / Teilnehmer*innen das Event erlebt?  Welches Feedback gab es von deren Seite, oder haben Sie über Feedbackbögen Reaktionen eingeholt?
Gibt es Verbesserungsvorschläge oder Kritik? Sind Folgeveranstaltungen geplant? Was soll in Zukunft gleich oder anders werden? 

Auswertung

Schön, wenn man nach einem Corporate Event ein gutes Gefühl hat. Besser, wenn man auch gute Zahlen vorweisen kann. Wir liefern messbare Resultate auf Basis der im Briefing definierten Vorgaben und KPIs.

Soll-Ist-Abgleich, De-Briefing, Auswertung von Messekontakten oder Kundenbefragungen, Umsatzentwicklung, das alles sind Indikatoren für den Erfolg einer Veranstaltung. 

Wichtig ist, dass man die Ziele bereits vor der Veranstaltung definiert, nur so kann man eine wirksame Erfolgskontrolle durchführen. 

Das nächste Event steht an?

Finden Sie jetzt heraus, wie Ihr Live Event Begeisterungsstürme auslöst! Von der Konzeption über die Toolauswahl bis zur Umsetzung.

Namhafte Unternehmen vertrauen seit mehr
als 20 Jahren auf eventuality

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