Hybride Events

…sind nur eine Notlösung?
Wir sagen: Sie sind die Zukunft!

Das Beste aus zwei Welten zusammenbringen…

Erfahren Sie hier, warum Hybride Events nach dem Ende der Pandemie erst richtig an Fahrt aufnehmen werden. Hybride Events verbinden das Beste der Event-Formen: Live und Digital.

Inhalt

Was sind hybride Events
Vor- und Nachteile
Wann hybrid, wann nicht?
Zukunftsperspektiven
Erfahrungen

Was sind hybride Events?

Hybrid nennen wir ein digitales Event, wenn es an einem realen Ort umgesetzt wird und Teilnehmer*innen sowohl live als auch digital dabei sind. Dabei sind in Coronazeiten oft nur die „Performer“ des Events , also Moderatoren, Speaker, Talker und Künstler live vor Ort. Das Publikum sitzt infektionssicher zuhause am Screen. Sitzt? Nein, schon lange nicht mehr! Hybrid-Event heißt: Gemeinsam in Bewegung kommen.

Keine Eventform hat sich im Pandemiejahr 2020 so rasant weiterentwickelt wie das hybride Event. Wir Event-Profis haben schnell gelernt, auch die Menschen vor dem heimischen Screen zu aktivieren und zu begeistern. Standard ist bereits, dass man live und digital gemeinsam tanzt, kocht, isst, trinkt Sport macht, entspannt und auch locker untereinander kommuniziert.

Diese Interaktionen funktionieren theoretisch auch beim rein digitalen Event. Viel mehr Spaß macht es aber, andere Menschen live in einer coolen Event-Location oder auf einer glitzernden Show-Bühne zu erleben. Dann hält es meist auch die Teilnehmer*innen zuhause vorm Screen nicht mehr auf ihren Bürostühlen. Hybrid-Event heißt: Die Gäste vor Ort
und die Gäste vorm Screen zusammenbringen.

Am besten funktioniert ein hybrides Event mit einem gut gefüllten Saal voller Live-Publikum – wenn es die Sicherheitsregeln erlauben. Die digital zugeschalteten Teilnehmer*innen möchten dann umso mehr wirklich dabei sein! Sich mit realen und virtuellen Gästen unterhalten, abstimmen, mitdiskutieren …dafür gibt es heute hervorragende Tools.

Was heute definitiv nicht mehr geht: Einfach eine Kamera in die Ecke stellen und mitlaufen lassen. Die Erwartungen, auch der Durchschnitts-User, sind durch den coronabedingten allgemeinen Crashkurs in digitaler Kommunikation enorm gestiegen.

Vor- und Nachteile

Hybrid ist besser als LIVE

Vulkanausbruch? Lokführerstreik? Nicht nur in Pandemiezeiten können Sie die Aufteilung ihrer Gäste in „vor Ort“ und „am Screen“ relativ kurzfristig an aktuelle Ereignisse anpassen. Die Auswahl Ihrer Lieblings-Location ist nicht von der Teilnehmerzahl abhängig. Ein cooler Club? Ein Raddampfer? Ein Baumhaus? Alles machbar – Hauptsache, die Internet-Kapazität reicht. Darf es ein besonders gut gebuchter (und teurer) Speaker sein? Wenn der Stargast nicht anreisen und übernachten muss, sondern von zuhause aus vorträgt, ist er garantiert besser verfügbar. Sie möchten ihr Event nicht nach Zielgruppen teilen, sondern wirklich einmal alle Ihre Geschäftskunden, Mitarbeiter, Vertriebler und die Medien erreichen?

Kein Problem: Am Screen ist die Teilnehmerzahl unendlich. Sie bieten bei Ihrer Veranstaltung mehrere Vorträge oder Workshops parallel an? Jeder Gast kann alles nachholen, was er oder sie verpasst hat, denn die Aufzeichnungen stehen on demand jederzeit im Netz zur Verfügung.

Hybrid ist besser als DIGITAL

Ihre Gäste am Screen sehen endlich wieder ganze Menschen, nicht nur das langweilige Brustbild. Live-Stimmung steckt an! Die digitalen Gäste vorm Screen sind deutlich emotionaler dabei, denn sie sehen ein attraktives Bühnenbild, Künstler, die sich darin bewegen und Menschen, die „ganz normal“ miteinander sprechen. Besonders Talks wirken wesentlich lebendiger, wenn die Diskutanten zusammen vor Ort sind. Sie können direkt und spontan aufeinander reagieren. Digitale Diskussionen hingegen wirken oft steif, wie eine Abfolge von Monologen.

Ein hybrides Event ist kein halbes Event, sondern ein Doppeltes!

Kosten und Herausforderungen von hybriden Events: Hier die einzig wirklich schlechte Nachricht zu hybriden Events: Sie sind nicht billiger als Live Events! Im Gegenteil: Manchmal sogar etwas teurer. Denn ein begeisterndes Hybrid-Event bietet sowohl den Gästen vor Ort ein attraktives Ambiente, als auch ein hochklassiges Szenenbild für den Screen. Das ist nicht immer dasselbe. Auch die Tontechnik funktioniert live anders als digital. Herausforderungen, die von guten Technikanbietern mittlerweile problemlos gelöst werden.

Der Aufwand jedoch ist nicht zu unterschätzen. Insgesamt ist die Organisation eines hochklassigen Hybrid-Events deutlich komplexer als Live oder Digital pur: doppeltes Teilnehmermanagement, doppelte Technik, doppeltes Catering mit anspruchsvoller Liefer-Logistik. Die fixen Kostenfaktoren des Live-Events bleiben weitgehend erhalten, zumindest, wenn Sie in der Event-Location nicht nur Sprecher und Darsteller, sondern auch einen Teil Ihrer Gäste begrüßen möchten.

Wann hybrid, wann nicht?

Wir empfehlen Hybrid-Events immer, wenn…

ein rein digitales Event viel zu trocken wäre. Live-Feeling ist besonders wichtig, wenn es um weiche Themen wie Unterhaltung, Wertschätzung, Identifikation, Motivation oder Kundenbindung geht.

Wir empfehlen Hybrid-Events auch, wenn…

…ein Live-Event sehr viele Gäste verlieren würde, weil sie zu weit entfernt leben. Standorte, die über die ganze Welt verteilt sind, können Sie mit einem hybriden Event hervorragend integrieren. Durch ein gut gemachtes On-Demand-Angebot lassen sich Zeitzonen einfach austricksen. Ihre Belegschaft in USA trifft sich dann 5 Stunden später live vor Ort, isst und trinkt per Großbild-Projektion mit den deutschen Kollegen und tanzt zu derselben Live-Band.

Wir empfehlen Hybrid-Events eher nicht, wenn…

…Information, Inhalte, zielgerichtetes Arbeiten im Vordergrund steht. Dann lohnt sich der technische und bauliche Aufwand für ein attraktives Szenenbild meist nicht. Ausnahme: Für die kleine Besetzung vor Ort – die Talkrunde auf dem Sofa – gibt es wohnzimmergroße, technisch gut ausgestattete Studios. Generell eignen sich hybride Events mit Live-Publikum am besten für größere Veranstaltungen, in der Größenordnung 500 Teilnehmer plus.

Hybrid-geeignete Event-Formate:

Online-Festival, Networking-Event, Produkt-Präsentation (spektakulär, z.B. Automotive), Virtuelle Messe, Jubiläum, internationales Mitarbeiter-Event, Vertriebs-Kick-off, Preisverleihung.

Zukunftsperspektiven

Hybrid ist die Zukunft!

Sie haben Niederlassungen und Geschäftspartner auf der ganzen Welt? Sie fänden es großartig, wenn alle mitfeiern könnten bei Ihrem Jubiläum, Ihrem Mitarbeiterfest oder Ihrer großen Kunden-Veranstaltung?
Corona ist längst vorbei – aber die Klimakrise noch lange nicht?

Dann ist das hybride Event Ihre Unternehmensveranstaltung der Zukunft!

Denn was ist besser für Ihre CO2 Bilanz als Langstrecken-Flüge, die nicht stattfinden? Stecken Sie Reise-Budgets lieber in begeisternde Inszenierungen vor Ort und lassen Sie Ihre Gäste weltweit digital daran teilnehmen!

Erfahrungen

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Teilnehmer-management

Schon mit der Einladung beginnt ein Stück weit das Event. Setzt man ein bestehendes Tool ein oder wäre es vielleicht spannend eine Sharing-Funktion zu nutzen? Hierbei könnten die Teilnehmer ihre Anmeldung in den sozialen Netzwerken teilen, also zum Beispiel über SEA oder Facebook-, Instagram-, LinkedIn-, XING-Ads. Eine Entscheidung, die unter anderem vom zeitlichen Umfang und der Teilnehmerzahl des Events abhängt.

Komfortable Teilnahme

Mit hybriden Veranstaltungskonzepten führt man live und digital zusammen, über Bildschirme der Teilnehmer, Leinwände und Monitore. Egal ob Sie sich für Live-Streamings und Webcasts, Event- oder Messe-Plattformen entscheiden.
Für jedes Format gibt es eine perfekte Lösung, die den Teilnehmern eine komfortable Teilnahme live oder remote ermöglicht. Wichtig ist, dass die Auswahl der Plattform auf die Eventziele einzahlt.

Aufzeichnung möglich

Es gibt ganz unterschiedliche Event-Plattformen mit Standard-, Full-Service- oder Individuallösungen. Die richtige Wahl für die jeweils geeignete Plattform hängt ganz von den Eventzielen ab. Man sollte auch überlegen ob man ein Videokonferenz-Tool integrieren möchte und damit die Aufzeichnung der Veranstaltung sicherstellt. So kann man Teilnehmer, die nicht live dabei sein können, im Nachgang teilhaben lassen.

Das nächste hybride Event steht an?

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Fragen und Antworten zu hybriden Events

Wie hoch sind die technischen Voraussetzungen für ein hybrides Event?

Die schlechte Nachricht ist: im Zweifel sehr umfangreich. Die gute Nachricht lautet: nahezu nichts ist unmöglich, um mit dem hybriden Event für eine beliebige Anzahl an Teilnehmern ein qualitativ hochwertiges und nachhaltiges Event zu bieten.

Welche Plattform ist die richtige?

Bei Online-Messen, genau wie bei Online-Events, gibt es Standard-, Full-Service- und Individuallösungen. Die richtige Wahl hängt von den gleichen Fragen ab, die man sich im Live-Bereich ebenfalls stellen muss. Welche Botschaft will man senden, wie unterstreicht man die Marke, welches Image will man transportieren, was ist das Eventziel? Erst dann kann man entscheiden, welche Plattform die richtige ist.

Was muss bezüglich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei hybriden Events beachtet werden?

Eine Frage, die nicht in 2 Sätzen beantwortet werden kann. Der Serverstandort Deutschland sagt nicht zwingend aus, dass die DSGVO-Konformität gewahrt ist. Diese ist separat zu prüfen und idealerweise wählt man ein Tool bei welchem die Einstellungen für den Datenschutz angepasst werden können.

Wie wichtig ist Interaktion, Networking, Rahmenprogramm bei einem hybriden Event?

Anders als bei Live-Events ist es für online Teilnehmer wesentlich einfacher ein hybrides Event zu verlassen. Umso wichtiger sind spannende Interaktionen, die das Interesse der Teilnehmer wachhalten. Innovative Tools, wie Gamification bieten Anreize Video- oder Textchats zwischen Teilnehmern, Ausstellern, Rednern und Veranstaltern anzuregen. Auch hybride Rahmenprogramme, wie eine Online Yoga-Session, Weintastings mittels vorab gelieferter Weinpakete und vieles mehr begeistern die virtuellen Teilnehmer.