Digitale Events

Emotionale digitale Events sind unmöglich? Nicht für uns! Erfahren Sie, wie Sie Begeisterung in Ihre digitalen Events bringen.

Damit der Funke auch digital überspringt…

Digitale Events werden bleiben! Ebenso wie mehr Home-Office und die internationale Vernetzung der Unternehmen. Angestoßen durch die Pandemie, haben die Möglichkeiten digitaler Events zuletzt einen enormen Entwicklungssprung gemacht. Online-Technologien, Fülle und Qualität der Anwendungs-Tools sind kaum wiederzuerkennen – und auch nicht die Zoom-Kompetenz der User.  

Was sind digitale Events?

Digital? Hybrid? Was ist was? Und was ist wofür? 

Events sind rein digital, wenn jeder einzelne Teilnehmer und Speaker online ist. Ob die Sprecher dabei in einem Aufnahmestudio oder zu Hause vor dem Screen sitzen, spielt nur eine technische Rolle. Im Unterschied dazu gibt es hybride Events – hier findet die Veranstaltung gleichzeitig live in einer Location und digital statt. 

Die Formate von digitalen Events sind so vielfältig wie Live-Events. Am Anfang wurde viel experimentiert. Mittlerweile hat sich eine Arbeitsteilung zwischen Live und Hybrid-Events herausgebildet.

Rein digitale Events

wollen vor allem Inhalte vermitteln.  Oder die Teilnehmer wollen konzentriert zusammenarbeiten, um zu gemeinsamen Ergebnissen zu kommen.

Für Tagungen, Konferenzen, Seminare, Workshops, Team-Meetings, Produkt-Schulungen bieten sich rein digitale Lösungen geradezu an.  

Hybride Events

Sind eine Mischung aus virtuellem und Live Event. Sie sind eine zukunftsgerechte Veranstaltungsform, die allen Teilnehmern die Chance bietet dabei zu sein, egal ob live oder eben digital. Räumliche Distanzen und Hygiene-Auflagen können jederzeit gewahrt werden. Unterhaltungen, Fachgespräche, Entertainment und Networking, sind uneingeschränkt möglich.

Formate von digitalen Events

Es gibt mittlerweile eine unübersichtliche Vielzahl an digitalen Eventformaten. Es wird viel experimentiert, weshalb die Auswahl des richtigen Formats für die eigene Veranstaltung nicht einfach ist. Klassische digitale Events sind zum Beispiel:

  • Virtual Conference / Virtuelle Tagung
  • Virtuelle Show
  • Online Training / Online-Seminar
  • Digital Experience (Messestand)
  • Virtual Product Launch
  • Online Festival
  • Webcast / Webinar
  • VR-Meetup

Vorteile und Nachteile rein digitaler Events

Vorteile – Digital ist besser als Live, wenn…

  • …Sie Zeit, Geld, und CO2 einsparen wollen. 
  • …Sie alle gleichzeitig informieren möchten, aber keine Chance haben, alle zusammenzubringen.
  • …Sie wollen, dass Mitarbeiter verschiedener Standorte gezielt zusammenarbeiten.
  • …es mal richtig schnell gehen muss.
  • …es wichtig ist, dass Ihre Informationen weiter online zur Verfügung stehen.
  • …Sie standortübergreifend zu einer gemeinsam, belastbaren Entscheidung kommen möchten.

Rein digital ist besser als Hybrid, wenn…

  • …Sie Zeit und Geld einsparen wollen.
  • …Sie konzentriertes Teamwork planen.
  • …es mal richtig schnell gehen muss. 
  • …Sie ein komplexes Produkt oder eine anspruchsvolle Dienstleistung detailliert erklären möchten.
  • …Ihre Teilnehmerzahl im zweistelligen Bereich liegt.

Leiden Sie auch unter Zoom-Müdigkeit?

Die Nachteile von rein digitalen Events kennen wir alle:

  • Sie regen unsere Sinne nicht an.
  • Sie sind anonym und unverbindlich. „Ich bin dann mal weg.“ Und keiner vermisst mich. 
  • Wir treffen keine Menschen, nur Köpfe.
  • Wir haben keinen „Tapetenwechsel“.
  • Wir sitzen über Stunden in derselben unergonomischen Haltung vor dem Screen.
  • Wir können uns im privaten Haushalt schlechter konzentrieren. 
  • Die Bild und Tonqualität schwankt und nervt.

Fazit: Digitale Events sind in der Regel anstrengender und ermüdender als Live-Veranstaltungen.

International einfach

Komfortable Teilnahme

Aufzeichnung möglich

Konzeption von digitalen Events

Das ist wichtig bei der Konzeption für digitale Events:

Die Konzeption von digitalen Events unterscheidet sich gar nicht so sehr von einer Konzeption, wie sie für Live-Events entwickelt wird. Es müssen genauso Ziele definiert, eine Dramaturgie aufgebaut, die Tools ausgewählt und das Ergebnis gemessen werden.
Daher ist die richtige Auswahl einer geeigneten Plattform wichtig, um trotz der Distanz die Teilnehmer zu motivieren über den gesamten Veranstaltungszeitraum dabeizubleiben und auch um Emotionen zu schaffen.

Digitale Event-Technik – Was geht? Fast alles!

Sie planen Ihr Digital-Event? Was Sie jetzt am meisten brauchen, sind individuelle Lösungen, die zu Ihrem Plan passen. 

  • Was ist der Unterschied zwischen Plattformen wie Zoom, Google Meet, Teams, Twitch, Edu dip…?
  • Was ist eine eigene Event-Plattform? Lohnt sich das für uns? 
  • Was ist ein virtueller Raum und wofür brauche ich den?
  • Live-Streaming oder On Demand? Was ist sinnvoller? 
  • Slack, Slido, Mentimeter, Miro, Limnu ….Welche der vielen Mitmachtools sind für mein Vorhaben sinnvoll? 

Plattformauswahl

Virtuelle Messestände, Breakout Rooms, Timeslots oder Chats? Viele neue Tools und Möglichkeiten sind in den letzten Monaten aus dem Boden geschossen. Doch welches ist das richtige für Ihr Event? Wir prüfen, von welchen Features Ihr digitales Event profitiert und wählen das richtige Tool für Sie aus.

Emotionen ins Event bringen

Auch online können Events Begeisterung auslösen und Menschen verbinden.

Planung von virtuellen Events

Nochmal: die wichtigste Frage vor Beginn sämtlicher Planungsschritte ist die Frage nach dem Eventziel. Was wollen Sie erreichen? Wissensvermittlung, Leadgenerierung, Networking, Produktlaunch oder Entertainment, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.

Erst wenn das Ziel klar definiert ist, lässt sich daraus ein Konzept entwickeln und Sie können die Auswahl eines geeigneten Videokonferenz-Tools oder einer Event- bzw Messeplattform treffen, sowie weitere Tools bestimmen, die integriert werden sollen.

Eine gute Planung ist das A & O für erfolgreiche virtuelle Events:

  • Projektmanagement
  • Ablaufplan
  • Teilnehmermanagement
  • Vernetzung
  • Technik
  • Log-in
  • Moderation
  • Reporting
  • Dolmetscher

Projektmanagement

Die Prozesse im Projektmanagement funktionieren ähnlich wie bei Live-Events. Sie müssen allerdings durch den Einsatz digitaler Tools und Methoden angepasst werden, beispielsweise in der Kommunikation, der Organisation, dem Ressourcenmanagement und dem gesamten Monitoring während der Planungsphase bis hin zur Veranstaltung. Unsere Eventprofis liefern am Ende, sozusagen digital.

Ablaufplan

Wenn das Konzept steht, entwickeln die Projektmanager*innen von eventuality den Ablaufplan, der alle Planungsschritte in die richtige zeitliche Abfolge stellt, bis zum „go live“. Bei digitalen Veranstaltungen ist es besonders wichtig Auflockerungen zu integrieren, beispielsweise durch ein Live-Online-Quiz zu Ihrem Unternehmen oder eine interaktive Rätseltour. Bei diesem Event-Format gilt es besonders auf Kurzweiligkeit mit kreativen Unterbrechungen und auf das Interagieren mit den Teilnehmer*innen zu achten. 

Teilnehmermanagement

Das Teilnehmer- oder Gästemanagement ist eines der wichtigsten Assets in der Vorbereitung und der anschließenden Bewertung eines Online-Events. Mit dem geeigneten Tool lässt sich nicht nur ein Echtzeit Überblick zum Stand der Anmeldungen abfragen, sondern man kann auch Teilnehmerdaten kategorisieren und sich die Vorzüge des E-Mail Marketing zu Nutze machen. Webformular, Paywall, unterschiedliche Sprachen, Bestätigungen, Sharing, SEA & SOCIAL ADS, um nur ein paar Stichworte zu nennen, oder wie wäre es mit Hilfe via Chatbot? 

Vernetzung

Das Schöne an Online-Events ist, dass sich Vernetzungsmöglichkeiten bieten, die sich nicht nur auf die Veranstaltung beschränken. Nutzt man beim Teilnehmermanagement Sharing-Funktionen, können Ihre Gäste ihre jeweiligen Anmeldungen auch in den sozialen Netzwerken teilen, wie bespielweise über Facebook, Instagram, LinkedIn oder Xing. Auch SEA Ads eignen sich für bestimmte Online-Events. Die Zahl der Möglichkeiten ist groß, daher muss man auch hier wieder das Eventziel im Auge haben. Was wollen Sie erreichen?

Technik

Für alle digitalen Plattformen gibt es Standard-, Full-Service- oder Individuallösungen. Im Standardbereich lässt sich mit ein bisschen Erfahrung, ähnlich wie bei Content-Management Systemen, das Backend selbst befüllen. Sie können Ihre Texte im eigenen Corporate Design hochladen und bestimmte Videokonferenz-Tools ganz einfach integrieren. Dies ist mit Sicherheit die kostengünstigste Lösung. Nutzt man eine Full-Service-Lösung lassen sich neben den klassischen Features einer Eventplattform auch beispielsweise 3D Ansichten zu Produkten, Räumen oder Maschinen Ihres Unternehmens messetauglich visualisieren. Auch wenn hierbei teilweise standardisierte Lösungen zum Einsatz kommen, ist diese Plattform wesentlich aufwändiger und teurer. Individuelle Plattformen erlauben eine einzigartige Performance. Vorhandene Tools und Datenbanken lassen sich mühelos integrieren. Eine perfekte Plattform für große Firmen, die sich normalerweise großräumig und kostspielig auf Messen präsentieren.

Log-in

Das richtige Log-in steht in enger Verbindung zum Teilnehmermanagement. Hierbei lassen sich jede Menge Daten generieren und mit dem richtigen Tool können Sie Ihre Gäste / Besucher / Teilnehmer*innen managen.

Auch für die anschließende Bewertung Ihres Online-Events sind diese Informationen von großer Relevanz. Unsere Event-Profis helfen Ihnen gerne bei diesen Überlegungen. 

Moderation

Bei Online-Events kommt den Moderatoren eine besondere Rolle zu. Es lauern jede Menge technischer Fallstricke, die man im Vorfeld problemlos abfangen kann, man muss sie nur kennen. Ein Moderator spricht nicht vor Publikum, sondern vor der Kamera. Daher spielen Kameraposition, Licht- und Reflexion im Raum, Bildausschnitte, Styling und Kleidung des Moderators, stabiles Internet und vieles mehr eine große Rolle. Probeläufe und Technikchecks müssen ein fester Bestandteil des Planungskonzeptes sein, und nicht vergessen, alles muss kurzweilig bleiben. Planen Sie integrierbare Video-Clips mit ein, das schafft Abwechslung. Auch hierzu muss der Moderator perfekt gebrieft sein.

Reporting

Nach dem Event folgt die Auswertung. Auch dazu sollten Sie im Vorfeld Ihre Anforderungen klar formulieren. Welche Daten sollen beispielsweise getrackt und später analysiert werden: 

  • Zahl der eingeloggten User
  • Zahl der Livestream-Viewer ohne Login
  • Zahl der Zuschauer pro Session
  • Verweildauer pro Session
  • Wer hat welcher Session zugeschaut?
  • Anzahl 1:1 Videosessions mit Ausstellern
  • Anzahl der 1:1 Videosessions unter Teilnehmern 
  • Dauer der jeweiligen 1:1 Videosessions 
  • Welcher Teilnehmer hat auf welchem Stand sich welche Dokumente heruntergeladen oder wo genau geklickt?
  • Anzahl der Teilnehmer, die über ein Sponsoring-Ticket kamen 
  • Anteil derer, die bezahlte Eventtickets tatsächlich eingelöst und live dabei waren 

Tricks & Tools

Unsere Wundermittel gegen die Zoom-Müdigkeit

Die gute Nachricht: Wir Event-Profis haben mittlerweile gelernt, wie digitale Events user-freundlich funktionieren. Und eine Heerschar eifriger Entwickler hat Tools entwickelt, die unsere Lebenszeit vor dem Screen angenehmer und inspirierender machen. 

Diese Tricks sorgen für Abwechslung beim digitalen Event

  • Sitzzeit – ein Fachwort, das Sie jetzt kennen sollten.
  • Mindestens ebenso wichtig wie die Kurzweil VORM Screen ist die Trennung VOM Screen! Bei einem Live-Event mit unterhaltsamen Programm beträgt die noch als angenehm empfundene Sitzzeit 90 Minuten. Kinolänge. Genau 34 Minuten ist die wissenschaftlich empfohlene Sitzzeit bei einem digitalen Event! 
  • Der Ablauf eines digitalen Events muss also völlig anders strukturiert werden als bei einer Live-Veranstaltung. Bei einem Live-Event mit 500 Teilnehmern kalkuliert man für eine 5 minütige Toilettenpause ca. 20 Minuten ein, bei einem rein digitalen Event: genau 5 Minuten. 

Kein Problem also, Ihr digitales Event im userfreundlichen Halbstunden-Rhythmus durchzutakten, mit höchst individuell zu gestaltenden Kaffee-, Zigaretten- Kühlschrank-, Gymnastik-, Lüftungspausen. 

Fazit: Digitale Events können so schön sein!
Gewusst wie. 

Wie hoch sind die technischen Voraussetzungen für ein digitales Event?

Das hängt davon ab, ob Sie sich für eine Standard-, Full-Service- oder Individuallösung entscheiden. Es wird jedenfalls nicht günstiger als ein Live-Event. Die Kosten beginnen im unteren vierstelligen Bereich und sind nach oben hin natürlich offen.

Was muss bezüglich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bei digitalen Events beachtet werden?

Datensicherheit ist vor allem bei weltweit angelegten Online-Events ein elementares Thema. Es ist daher sinnvoll ein Tool zu wählen, bei dem man die Einstellungen für den Datenschutz anpassen und damit erhöhen kann. Empfehlenswert sind die Business-Versionen eines Videokonferenz-Tools, weil dort die Sicherheitsmaßnahmen oftmals höher sind. Datenverschlüsselung mit der Vergabe von Passwörtern schützen zusätzlich. Ergänzen Sie das Tool in Ihrer Datenschutzerklärung und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Welche Kosten sollten für Online-Events eingeplant werden?

Folgende Positionen fließen in die Kalkulation ein:

  • Videokonferenz-Tool,entweder inkl. Streaming
  • Veranstaltungstechnik
  • digitales Teilnehmermanagement

Das nächste digitale Event steht an?

Finden Sie jetzt heraus, wie Ihr digitales Event Begeisterungsstürme auslöst! Von der Konzeption über die Toolauswahl bis zur Umsetzung.

Namhafte Unternehmen vertrauen seit mehr
als 20 Jahren auf eventuality

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